Quanto a sua ONG precisará gastar para funcionar até dezembro deste ano?
Se você não tem esta resposta na ponta da língua, saiba que esse desconhecimento pode ser uma grande barreira para a sua captação de recursos!
Elaborar um orçamento é o primeiro passo para uma captação de recursos bem sucedida e sustentável.
Sem ter a noção de quanto a sua ONG custa, você não tem como saber quanto precisa captar e, por consequência, não tem como planejar sua captação de recursos. Sem um planejamento, como sempre dizemos por aqui, seus resultados tendem a ser pontuais e insuficientes.
Este texto vai te ajudar, de forma prática e simples, a elaborar este orçamento.
Ele é ideal para você que nunca fez um orçamento ou que quer aprimorar o seu para turbinar os resultados da captação.
Vamos lá?
Antes de continuar: o que, exatamente, é um orçamento?
Resumidamente, um orçamento é um documento com a previsão de quanto sua organização deve gastar para funcionar durante determinado período.
Embora a periodicidade possa variar, o mais comum é o orçamento anual, ou seja, com previsão de gastos entre janeiro e dezembro.
Para descobrir esse valor, você deve somar TODOS os gastos do período escolhido. Desde o aluguel da sede até o cafezinho feito durante as reuniões com voluntários. Tudo o que gera gasto financeiro deve ser contado.
Para quem nunca fez um orçamento isso pode parecer uma missão difícil. Afinal, são muitos custos, não é mesmo? Como juntar tudo em um só documento?
Queremos ajudar você facilitando esse processo, por isso definimos quatro passos para elaborar um orçamento de forma simples!
Passo 1: Defina o período do orçamento
Um orçamento, como já dissemos, pode ter qualquer periodicidade. Pode ser mensal, trimestral, semestral, e por aí vai.
Considerando que o orçamento anual é o mais comum – e também o mais útil para você – vamos nos concentrar nele. Recomendo que opte por essa periodicidade.
Um orçamento anual, como o nome sugere, compreende o período de um ano, indo de janeiro a dezembro. Ele é dividido em 12 meses e o valor total se refere à soma de cada um dos meses.
Quando fazer o orçamento anual?
Como o orçamento é um planejamento, ou seja, algo que precisa ser feito ANTES do período previsto, recomendo que você o elabore antes do ano começar, preferencialmente em outubro.
Talvez você esteja lendo este artigo em outra época do ano – e queira iniciar esta prática imediatamente, para o ano que já está passando.
Não tem problema. Você pode elaborar agora mesmo um orçamento para o ano que já está transcorrendo. Faça este orçamento até dezembro e, em outubro, conforme recomendamos, elabore o do ano seguinte.
Passo 2: Elabore o orçamento operacional
Para a maioria das ONGs, a parte do orçamento operacional não é tão complexa – por contar com custos menos variados.
Mas o que são, exatamente, custos operacionais? São todos os gastos necessários para o funcionamento da sua ONG que não dependem da realização de projetos. Em outras palavras, são os custos que, se os projetos forem fechados, seguirão existindo.
Quer um exemplo? Contador. Este é um custo que existirá independentemente do número de projetos que você esteja executando.
Abaixo trouxemos mais alguns casos de custos operacionais para você se familiarizar com o termo:
– Salário do diretor da ONG;
– Aluguel da sede;
– Manutenção da sede;
– Auditoria;
– Custo da gráfica para imprimir material de reunião.
Os custos operacionais, via de regra, podem ser de oito tipos:
1 – Salários
2 – Prestadores de serviço
3 – Benefícios
4 – Despesas administrativas e de infraestrutura
5 – Impostos e taxas
6 – Despesas com viagens
7 – Comunicação
8 – Outros
1. Liste os custos operacionais
Agora que você já sabe o que são custos operacionais e quais as suas categorias, faça uma lista deles.
Relacione-os em uma tabela simples, na ordem citada acima. A lista pode ser feita em um arquivo de Excel, de Word, ou mesmo em um caderno.
O importante, independentemente da ferramenta, é que você registre os custos para evitar que se perca durante o detalhamento.
O resultado deve ser algo parecido com isto:
2. Lance a previsão de cada custo operacional
Depois de listar os custos, você deve prever quanto pensa em gastar com cada um deles, mês a mês. Para isso, coloque uma coluna para cada mês na tabela e insira o gasto previsto.
O resultado ficará próximo à imagem abaixo:
3. Totalize os gastos
Se você seguiu os dois últimos passos, descobrir o quanto você gastará com custos operacionais no próximo ano ficou mais simples!
Primeiro, crie uma linha adicional lá embaixo, com o nome “Total”, e some todos os valores daquela coluna específica. O resultado do somatório é o quanto você pretende gastar naquele mês. Janeiro, por exemplo, ficaria assim:
Ou seja, em janeiro do próximo ano seu gasto deve ser de R$12.562. Agora, repita com os outros meses o mesmo processo.
Vencidas essas etapas, você só precisa somar o resultado dos meses para saber o total dos seus custos operacionais.
Sua tabela ficaria parecida com esta imagem:
Já sabemos quanto a ONG que usamos como exemplo gastará em custos operacionais no próximo ano: R$150.744.
Feito isso, vamos para o próximo passo: descobrir quanto custam os projetos!
Passo 3: Elabore o orçamento de projetos
O que são, exatamente, custos de projetos? São todos os gastos necessários para que os projetos de sua ONG aconteçam na prática. Em outras palavras, gastos que deixarão de existir caso você cancele algum projeto.
Quer um exemplo? O professor de uma oficina. O custo desse profissional só existe se as aulas estiverem ocorrendo.
Se, por uma decisão estratégica, vocês decidem cancelar as oficinas, o que acontece com esse profissional? Ele deixa a organização e o custo dele deixa de existir.
A seguir, separamos mais alguns casos de custos de projetos para você compreender melhor:
– Material de oficina;
– Alimentação dos beneficiários;
– Passagem para os professores;
– Custo da manutenção do espaço do projeto.
Os custos de projetos, via de regra, podem ser de oito tipos:
1 – Salários
2 – Prestadores de serviço
3 – Benefícios
4 – Despesas de infraestrutura e material
5 – Impostos e taxas
6 – Transporte e alimentação
7 – Comunicação
8 – Outros
1. Liste os custos de projetos
Depois de constatar o que são custos de projetos, é hora de listá-los.
Assim como no caso dos custos operacionais, relacione-os em uma tabela simples, na ordem dos itens acima. A lista pode ser feita em um arquivo de Excel, de Word ou mesmo em um caderno. O importante, independentemente da ferramenta, é que você registre os custos na ordem que acabamos de apresentar. Isso vai evitar que você se perca durante o detalhamento.
O resultado deve ser algo assim:
2. Lance a previsão de cada custo operacional
Depois de listar os custos de um projeto, você deve prever quanto pensa em gastar com cada um deles, mês a mês. Para isso, coloque uma coluna para cada mês na tabela e insira o gasto previsto.
O resultado ficará próximo a isto:
Ou seja, em janeiro do próximo ano o gasto deste projeto deve ser de R$8.640.
Depois, crie uma coluna adicional para cada mês e vá repetindo o mesmo processo, desta forma:
Vencidas essas etapas, você só precisa somar o resultado dos meses para saber o total dos seus custos operacionais.
Sua tabela ficaria parecida com esta:
Nesse exemplo, sabemos que este projeto custará no próximo ano o total de R$103.680.
Mas aí você pode perguntar: “E se eu tiver vários projetos na minha ONG?“.
A maioria da organizações realmente têm mais de um projeto. Podem ser várias oficinas, cursos gratuitos, distribuição de cestas básicas nos fins de semana, aulas de esporte complementadas por reforço escolar, um programa de bolsas de estudo, entre outros.
Se for esse o seu caso, não há nenhum problema: faça um orçamento para cada projeto, separadamente. O processo é o mesmo que você acabou de ver.
Passo 4: O orçamento consolidado
Ufa! Foi um longo caminho até aqui, não? Pode ser trabalhoso calcular todos os custos operacionais da ONG e depois os gastos de cada projeto. Mas pode ter certeza que é algo necessário para uma captação de recursos bem sucedida.
O quarto e último passo para chegar no seu orçamento final é o mais simples de todos: somar cada um dos orçamentos que você fez e descobrir qual o custo real da sua ONG para operar no próximo ano.
A nossa ONG fictícia terá um custo operacional de R$150.744 e o seu projeto terá o custo de R$103.680.
Considerando que essa suposta ONG não tem um segundo projeto, significa que já podemos saber seu custo anual: R$254.424.
Este é o valor que a ONG precisa para funcionar plenamente no próximo ano. É, portanto, o quanto ela precisa captar.
3 dicas da Ago para o orçamento da sua ONG
Agora que terminamos de elaborar o orçamento anual da sua ONG, queremos deixar três 3 dicas que podem ajudar muito!
Dica 1: Siga – e cumpra – o orçamento
Depois que o seu orçamento estiver concluído, ele não deve jamais virar uma peça de decoração. O orçamento deve servir de base para a boa gestão financeira da sua ONG.
Anote TODOS os gastos financeiros da sua organização e, ao final do mês, compare esse gasto com o que estava previsto no orçamento.
Se a sua ideia, por exemplo, era gastar R$1.000 em janeiro com lanches dos alunos e você gastou R$1.500, por que houve uma discrepância tão alta? Você orçou incorretamente ou o gasto saiu do controle?
É importante sempre acompanhar o seu orçamento, comparando-o com o que é efetivamente executado, para saber quais correções de rumo são necessárias.
Com esse cuidado, você garante não só que seus gastos estarão no controle mas, principalmente, que você saberá quanto precisa captar para executar bem suas atividades!
Dica 2: Faça um orçamento realista, não otimista nem pessimista
É provável que alguma das duas frases já tenha passado pela sua cabeça:
“Ano que vem vai ser incrível! As empresas, com certeza, vão querer doar! Vamos fazer o orçamento dos sonhos!”
Ou então:
“Está tudo muito difícil. Captar é complicado. Vamos fazer o orçamento mais baixo possível, só para garantir o mínimo.”
Qual das duas mentalidades está mais correta? Na minha opinião, nenhuma.
Isso porque o seu orçamento deve refletir a REALIDADE do que é necessário para sua ONG funcionar. Um orçamento otimista pode te frustrar quando o “mundo real” bater à porta e os recursos não chegarem.
Uma visão pessimista pode te deixar de mãos atadas, pois você estará pedindo um valor menor do que realmente precisa.
Por isso, nosso aconselho é buscar o equilíbrio entre os dois lados. Crie um orçamento-base com tudo o que precisa para trabalhar bem, considerando o tamanho que já possui. Seja realista. Faça a previsão de valores dentro da realidade.
Se quiser traçar em paralelo outros cenários, vá em frente! Nesse caso, fica outra dica: faça o seu orçamento-base, o realista, e em paralelo mantenha outros dois. Um deles pessimista, com o mínimo que você precisa. Outro, otimista, com tudo a pleno vapor. Deixe-os guardados na gaveta, contudo, concentre-se no realista.
Dica 3: Não confunda orçamento pessoal com orçamento do projeto
Talvez você já tenha vivido esta situação: foi comprar algo para o seu projeto e, na hora, viu que não tinha nenhum dinheiro na conta dele. O que você fez? Pegou a sua carteira e comprou com o seu próprio dinheiro.
Essa é uma prática que precisa ser evitada. Caso você use recursos pessoais para gastos do projeto e vice-versa, deve rapidamente desfazer essa confusão.
A única forma de saber se está cumprindo o orçamento planejado é não misturar as contas dele com as suas. Se você comprar uma coisa aqui e outra ali para a ONG, sem fazer esse controle, no fim não saberá quanto ela custa – nem quanto precisa captar.
E aí, curtiu os passos e as dicas?
Pode confiar, um orçamento é fundamental para o bom funcionamento da sua organização!
Comece já com essa prática. Com o tempo você vai ficar craque!
