A realização de eventos é uma estratégia de captação de recursos através da qual uma organização social produz um evento que tem como objetivos geração de receita, divulgação e expansão de rede de doadores e parceiros. Eventos esportivos, gastronômicos, bazares e festas beneficentes são alguns exemplos.
Já pensou em divulgar o trabalho da sua organização social, conseguir novos doadores e ainda lucrar com isso? Nada mal, não é?
É essa proposta tentadora que leva milhares de ONGs a realizarem eventos beneficentes todo ano. São as “Feijoadas Solidárias”, os “Bazares do Bem” ou os “Leilões da Solidariedade”.
Mas será que a realização de eventos é uma estratégica de captação de recursos interessante? Com certeza! E o melhor: pode ser implementada por quase todos os tipos de organizações sociais, com baixo custo.
Porém, não se engane. O fato dessa estratégia ser acessível não faz dela simples nem livre de riscos. Realizar um evento lucrativo exige uma série de cuidados. Vale lembrar que, ao contrário de outras estratégias, nessa você pode ter prejuízos imprevisíveis.
Então, vamos falar aqui de como usar essa alavanca da melhor maneira possível em prol da sua causa!
Tamanho do mercado no Brasil
Infelizmente, não há dados sobre o montante arrecadado por organizações sociais no Brasil a partir da realização de eventos.
É possível, entretanto, especularmos quanto organizações sociais geram de receitas próprias por ano no Brasil. Uma pesquisa de 1995 utilizando metodologia da Johns Hopkins aponta que o terceiro setor pode movimentar 1,5% do PIB. Se abatermos deste valor as estimativas de doações de empresas e pessoas físicas, concluímos que ONGs podem ter gerado em 2019 em torno de R$ 70 bilhões em receitas próprias.
Há uma série de considerações sobre esta cifra. A principal delas é que abrange serviços muito diferentes, desde pequenos bazares até repasses do SUS para organizações de saúde. Mas o fato é que a geração de renda, que engloba realização de eventos, é uma fonte de recursos extremamente relevante para organizações sociais.
Esta estratégia serve para a minha organização?
Certamente! A realização de eventos é uma estratégia de captação de recursos de curto prazo e é acessível para todas as organizações sociais. Cabe em todos os bolsos. Basta adequá-la à sua realidade.
Porém, o fato da estratégia ser acessível não quer dizer que seja simples. Você precisará investir MUITO tempo para fazer um evento de sucesso.
Considere com cuidado se você tem esse tempo e se quer gastá-lo nesta estratégia. Pense, também, se consegue mobilizar sua rede para ir ao evento e parceiros para pagar seus custos.
Articular essas pontas é fundamental para o evento alcançar sucesso. Tenha certeza de que você quer se dedicar a isso caso opte por esta estratégia.
Como captar recursos com produção de eventos na prática
Para produzir um evento social de qualidade, alguns passos devem ser seguidos e certas questões precisam ser levadas em conta. Vamos entender como se faz e colocar a mão na massa!
Estabeleça o objetivo e as metas do evento
Antes de planejar o seu evento é importante se perguntar onde quer chegar com ele.
Você quer expandir sua rede de contatos? Divulgar alguma conquista? Captar recursos? São objetivos muito diferentes. Isso deve estar claro desde o começo.
Depois de entender o objetivo, estabeleça as metas. Você quer captar R$5 mil? R$50 mil? Converter novos doadores?
Coloque isso no papel. Traduza o seu sonho em números.
Com metas e objetivos claros fica mais fácil saber para onde ir.
Escolha a temática adequada
Depois que você souber onde quer chegar, é hora de escolher como.
Entenda qual temática combina melhor com o público que você quer atingir. Leve em consideração o poder aquisitivo e a faixa etária. Também é importante considerar o perfil dos patrocinadores e parceiros que irão ajudar a cobrir os custos do evento.
Arriscamos dizer que eventos gastronômicos são os mais acessíveis em termos financeiros e os mais democráticos em perfil de público.
O Bairro da Juventude, por exemplo, realiza eventos gastronômicos para diferentes públicos . A programação inclui churrasco, feijoada e até rodízio de cachorro quente!
Há também organizações com uma grande rede de blogueiras e artistas famosos que se dispõem a doar roupas em bom estado. Neste caso, pode ser interessante fazer um bazar. O Doar Fashion é um ótimo exemplo!
Planeje os custos
Elabore o orçamento do evento para saber exatamente de quanto você precisará. Essa é uma das etapas mais importantes de todas para você não ficar no prejuízo.
Existem custos fixos e custos variáveis. Os fixos são aqueles cujo valor você já sabe, como aluguel do espaço. Os variáveis oscilam de acordo com o número de pessoas que vão ao evento. Se for um evento gastronômico, por exemplo, comidas e bebidas são custos variáveis.
O excel é uma boa ferramenta para elaboração de orçamentos. Você pode, inclusive, comprar planilhas prontas para isso!
Premissa zero custo: busque parceiros
Sabendo seus custos, corra para cobri-los!
Como assim? Cobrir custos sem a receita do evento? É isso mesmo! Esta é a “Premissa custo zero”.
Esta é uma etapa MUITO importante, mas às vezes esquecida. Na euforia de tirar um evento do papel e gerar receita, muitas organizações esquecem que ele pode dar prejuízo.
Para evitar que a euforia vire dor de cabeça, só faça o evento caso ele tenha custo zero.
É isso mesmo: certifique-se de que todos os custos sejam cobertos por patrocinadores e parceiros. Mão de obra, matérias-primas, local – tudo pago antes do dia.
Se você ainda não tem patrocinadores e parceiros, isso vai exigir um trabalho extra de mobilização de rede. Caso queira saber mais sobre isso, tem uma explicação bem legal no post de financiamento coletivo aqui no blog.
Não pule esta etapa. Evite afobação.
Obedecendo à premissa do custo zero você se protege de qualquer possibilidade de prejuízo e garante que toda renda seja 100% investida no projeto.
Hora de agir: faça um plano de ação
Com os custos do evento planejados e bancados por parceiros, é hora de agir para que ele seja um sucesso!
Prepare um plano de ação com informações que lhe darão controle e permitirão entregar um evento de qualidade para público e parceiros.
Tem planilhas muito simples que podem apoiar nessa etapa também.
Recomendamos um plano de ação baseado na metodologia 5w2h. Ele responderá às questões abaixo:
- O quê?
Quais são as ações fundamentais para o evento ser um sucesso? Descreva todas. Desde ações simples, como “comprar 200 copos”, até complexas, como “divulgar em dois programas de rádio”.
Todas as ações necessárias para o sucesso devem ser listadas.
- Por quê?
Para evitar ações sem objetivo claro, descreva porque elas existem. Qual seu objetivo.
- Onde?
Onde a ação deve ocorrer? Online? Presencialmente? Será necessário viajar?
- Quando?
O que é prioridade e o que é urgente? É importante calendarizar suas ações. O momento em que cada coisa será feita é fundamental para não ter que ficar apagando incêndios depois.
- Quem?
Você vai precisar de uma equipe preparada para produzir e conduzir o evento. Convide pessoas dispostas a dedicarem seu tempo para organizá-lo. E deixe bem claro quem é responsável por qual tarefa.
- Como?
É importante que seu plano de ação explique como fazer cada uma das coisas. Se uma das ações previstas, por exemplo, é enviar um e-mail com as informações do evento para 200 pessoas, detalhe como chegar nisso. Uma ferramenta eletrônica? Enviando individualmente?
- Quanto?
Cada uma das suas ações pode custar dinheiro. Isso já vai estar previsto no seu orçamento, mas tenha i cuidado de detalhar o custo de cada uma delas. Isso é importante para você não perder o controle dos gastos.
Preocupe-se com o durante e o depois do evento
Pessoas tendem a gostar mais de eventos quando são ligados a uma causa. O propósito dá um charme diferente. Mas não se limite a isso!
Seu evento deve ser uma experiência da qual os frequentadores se lembrem por muito tempo. Qualidade e experiência devem ser impecáveis, são os itens principais. Cuide bem disso durante e depois do evento.
Durante
Tudo começa pela recepção. Certifique-se de que seu público seja bem recepcionado, de preferência, pelos diretores da instituição. São eles que conhecem bem o projeto e a causa, ajudando a estreitar o relacionamentos com os doadores. A recepção deve ser alegre, divertida e acolhedora. Faça com que os participantes se sintam em casa.
Garanta que todo o resto do evento aconteça conforme foi planejado e que não falte nada.
Depois
Algumas ações importante devem ser feitas quando o evento termina. São elas:
Avaliação
Monitore a repercussão do evento nas redes sociais. Avalie a satisfação dos convidados. Recolha feedbacks. Tudo isso vai ajudar a detectar possíveis melhorias e ajustes para as próximas edições.
Reconhecimento ao parceiro
Envie uma mensagem ou um e-mail agradecendo. Seja grato sempre. Aproveite e disponibilize também os resultados do evento.
Se for possível, entregue um mimo aos doadores. Uma dica legal é distribuir brindes personalizados que divulguem seu projeto e os patrocinadores do evento.
Preste contas da alocação da renda arrecadada no evento
Mantenha sempre transparência em relação aos gastos da instituição. É importante para passar confiança e credibilidade aos doadores.
Deixe sempre disponível ao público a prestação de contas do resultado do evento e da alocação do que foi arrecadado no projeto.
6 dicas matadoras da Ago para mandar bem nos seus eventos!
Nossas dicas matadoras vão te ajudar ainda mais na sua captação de recursos!
1. Mobilize sua Rede
Um evento é feito de pessoas. Por isso, não tenha vergonha de chamar a sua rede! Engaje os amigos próximos. Peça para que engajem os amigos dos amigos. Reverbere essa onda!
No nosso post sobre Crowdfunding explicamos tudo sobre mapeamento de rede.
Lembre-se de que o primeiro evento é sempre mais difícil em termos de divulgação. Se ele for um sucesso, sua rede vai se alimentar e crescer. Assim, os próximos eventos serão mais fáceis de divulgar.
2. Capte parceiros e patrocinadores para cobrir os custos do evento
Já dissemos isso antes, mas é realmente importante. Por isso vamos repetir: tire o evento do papel com todo custo pago por doadores e parceiros!
Essas parcerias, além de garantirem que você não terá prejuízo, ainda geram muita credibilidade e visibilidade para a instituição e para o evento.
3. Avalie a quantidade de eventos no seu planejamento estratégico
Sabe aquela história de “um é pouco, dois é bom e três é demais”? Com eventos também funciona assim.
Não literalmente. Os números são apenas exemplos. Mas fazendo eventos demais você pode saturar a sua rede e diminuir o interesse das pessoas.
Por isso, busque um equilíbrio. Ofereça uma quantidade de eventos que sua rede pode absorver.
4. Qualidade é o atrativo principal
Repetindo o que dissemos anteriormente: faça um evento do tipo “Venha porque é bom” e não “Venha porque é social”. É ótimo que o evento tenha um propósito nobre. Porém, o atrativo deve ser a qualidade.
O propósito, sozinho, pode até atrair as pessoas uma vez, mas não será sustentável em longo prazo. Em outras palavras, as pessoas não voltarão.
Por isso, entregue uma experiência inesquecível que encante e cative as pessoas. Pense em cada detalhe que vá impactar positivamente os convidados.
Os efeitos disso são multiplicados. Um bom evento pode ser assunto por muito tempo e atrair a atenção de outros parceiros. Da mesma forma, um evento ruim pode manchar a imagem da sua organização e do trabalho que ela faz.
5. Se possível, realize o evento na sua instituição
Quando o evento acontece na instituição, o convidado cria um vínculo mais forte com ela. Isso impacta o sucesso do evento de diferentes formas. Entre elas, a captação de recursos financeiro.
Olha que dado revelador: segundo Carlos Roberto Roncaglio, Coordenador de Mobilização de Recursos do Bairro da Juventude, nos eventos deles a conversão de doadores é de 80% quando acontece na instituição e de 30% quando acontece fora. Interessante, não?
6. Comece pequeno
Talvez a sua organização social esteja em um momento de aperto financeiro e você deseje fazer um evento grande que resolva logo todos os problemas.
Mas pense bem. Um evento mal feito pode trazer prejuízos financeiros, deixar uma imagem negativa e comprometer a credibilidade da instituição. Depois de um evento ruim, vai ser difícil realizar um próximo evento com sucesso de público.
Se você nunca tiver realizado um evento ou se não tiver ninguém na sua equipe com experiência em realização de eventos, é melhor começar pequeno.
Se não der certo, o prejuízo será reversível. Se for bom, você vai pegando experiência e aumentando o tamanho com o tempo.
7. O trabalho começa quando o evento termina
É claro que você deseja fazer uma boa captação de recursos com o seu evento. Mas lembre-se de que há muitos outros benefícios possíveis – às vezes até maiores que o dinheiro. Aproveite cada um deles também:
- Aproveite a divulgação da sua causa e da sua instituição para ganhar espaço na mídia e em redes sociais.
- Cultive os contatos feitos durante o evento. Se essas pessoas criarem um vínculo com a sua organização, existe uma chance maior delas virarem doadoras ou embaixadores.
- Colha feedbacks dos convidados para fazer um segundo evento melhor e maior, que maximize esses benefícios.
Não se esqueça: um evento bem feito vai agregar valor à sua instituição. Além de ser uma oportunidade de mostrar sua causa e seus valores, é um canal importantíssimo de comunicação e relacionamento com o público.
Esse post foi feito com a valiosa colaboração de Carlos Roberto Roncaglio, Coordenador de Mobilização de Recursos do Bairro da Juventude. Ele, gentilmente, compartilhou a sua experiência com produção de eventos sociais, nos ajudando a ajudar você!
